Grafik krok po kroku
Grafik krok po kroku: Grafik miesięczny
- Grafik miesięczny to trzeci krok — łączy dane z zakładek Użytkownicy i Dyspozycyjność
- Grafik można ułożyć automatycznie lub ręcznie — w obu trybach aplikacja pilnuje reguł
- Funkcja importu grafiku pozwala wykorzystać wcześniejsze grafiki (omówiona w osobnym poście)
- Aplikacja kontroluje normy i odpoczynek, pokazuje obsadę dnia, zlicza godziny i oznacza luki
- Administrator widzi rezerwę kadrową: osoby dostępne nieprzydzielone oraz niedostępne
- Zespół dostaje powiadomienia e-mail o gotowym grafiku i o późniejszych zmianach
- Grafik można wyeksportować lub wydrukować do PDF
Serce aplikacji
Zakładka Grafik miesięczny to trzeci krok w przewodniku „Grafik krok po kroku” i zarazem główne miejsce pracy administratora. Tu spotykają się dane z poprzednich etapów — zdefiniowany zespół z zakładki Użytkownicy oraz zebrana dyspozycyjność — i na ich podstawie powstaje gotowy grafik na cały miesiąc.
Dwa tryby układania
Grafik możesz ułożyć na dwa sposoby, w zależności od potrzeb oddziału i etapu pracy.
Propozycja automatyczna
Aplikacja może zaproponować grafik automatycznie, korzystając z dostępności pracowników i ich miejsc pracy. Administrator otrzymuje gotowy punkt wyjścia, który następnie przegląda i poprawia.
Układanie ręczne
Administrator może też układać grafik ręcznie, przydzielając zmiany samodzielnie. Niezależnie od trybu aplikacja przez cały czas pilnuje reguł, więc ręczna edycja nie oznacza rezygnacji z kontroli.
Import wcześniejszych grafików
Nie musisz zaczynać od zera. Funkcja importu grafiku pozwala wczytać wcześniejsze grafiki i wykorzystać je jako punkt wyjścia dla nowego miesiąca. To wygodne rozwiązanie, gdy obsada powtarza się w kolejnych okresach. Sam import omówimy szczegółowo w osobnym poście.
Wsparcie podczas układania
W trakcie pracy nad grafikiem aplikacja działa jak asystent, który na bieżąco czuwa nad poprawnością obsady.
Kontrola norm i odpoczynku
Aplikacja na bieżąco sprawdza normy czasu pracy i wymagany odpoczynek, sygnalizując sytuacje wymagające uwagi, zanim grafik trafi do zespołu.
Podgląd obsady każdego dnia
Dla każdego dnia widzisz aktualną obsadę, co pozwala od razu ocenić, czy zmiany są odpowiednio pokryte.
Zliczanie godzin
Aplikacja zlicza godziny poszczególnych pracowników, ułatwiając sprawiedliwy podział pracy i późniejsze rozliczenie miesiąca.
Oznaczanie luk w obsadzie
Dni z niedostateczną obsadą są oznaczane, dzięki czemu żadna luka nie umknie uwadze podczas planowania.
Informacje pomocnicze
Poza samą obsadą administrator widzi dla każdego dnia dane pomocnicze: ile osób jest dostępnych, ale jeszcze nieprzydzielonych, oraz ile osób jest niedostępnych. To informacja o rezerwie kadrowej — pokazuje, z ilu jeszcze pracowników można skorzystać, obsadzając dany dzień.
Po ułożeniu grafiku
Gdy grafik jest gotowy, kończysz proces kilkoma działaniami.
Publikacja dla zespołu
Opublikowany grafik staje się widoczny dla całego zespołu — każdy pracownik może sprawdzić swoje zmiany z dowolnego urządzenia.
Powiadomienie e-mail
Zespół otrzymuje powiadomienie e-mail o gotowym grafiku, więc informacja o publikacji dociera do wszystkich bez dodatkowych komunikatów. Jeśli w opublikowanym grafiku pojawią się później zmiany, aplikacja wysyła kolejne powiadomienia e-mail o zmianach, dzięki czemu zespół zawsze pracuje na aktualnej wersji.
Eksport i wydruk
Gotowy grafik można wyeksportować lub wydrukować do pliku PDF, na przykład do dokumentacji oddziału lub wywieszenia w dyżurce.
Podsumowanie przewodnika
Grafik miesięczny domyka proces opisany w przewodniku „Grafik krok po kroku”: od zdefiniowania zespołu, przez zebranie dyspozycyjności, po ułożenie i publikację gotowego grafiku. Im staranniej wypełnione są wcześniejsze zakładki, tym szybciej i sprawniej powstaje grafik na kolejny miesiąc.
Najczęstsze pytania
Czy grafik układa się automatycznie, czy ręcznie?
Na dwa sposoby: aplikacja może zaproponować grafik automatycznie na podstawie dostępności, albo administrator układa go ręcznie. W obu trybach aplikacja pilnuje reguł.
Co aplikacja kontroluje podczas układania grafiku?
Na bieżąco sprawdza normy czasu pracy i odpoczynek, pokazuje obsadę każdego dnia, zlicza godziny pracowników i oznacza luki w obsadzie.
Jakie informacje pomocnicze widzi administrator?
Widzi, ile osób jest dostępnych, ale jeszcze nieprzydzielonych, oraz ile osób jest niedostępnych — to informacja o rezerwie kadrowej na dany dzień.
Co dzieje się po ułożeniu grafiku?
Grafik zostaje opublikowany i jest widoczny dla całego zespołu, zespół dostaje powiadomienie e-mail, a grafik można też wyeksportować lub wydrukować do PDF. Jeśli w grafiku pojawią się później zmiany, zespół dostaje kolejne powiadomienia e-mail.
Czy można zaimportować wcześniejsze grafiki?
Tak. Funkcja importu grafiku pozwala wczytać wcześniejsze grafiki i wykorzystać je jako punkt wyjścia dla nowego miesiąca. Ten temat omawiamy szczegółowo w osobnym poście.