Grafik krok po kroku: Dyspozycyjność

Po co zbierać dyspozycyjność

Zakładka Dyspozycyjność to drugi krok w przewodniku „Grafik krok po kroku”. Po zdefiniowaniu zespołu w zakładce Użytkownicy zbierasz w niej informacje o tym, kiedy poszczególne osoby mogą — i kiedy nie mogą — pracować. To właśnie te dane sprawiają, że grafik powstaje szybciej i z mniejszą liczbą kolizji, bo aplikacja zna ograniczenia zespołu jeszcze przed układaniem zmian.

Zgłoszenie pracownika i rola administratora

Dyspozycyjność powstaje we współpracy dwóch stron. Pracownik zgłasza własną dostępność ze swojego konta, a administrator nią zarządza — przegląda zgłoszenia, uzupełnia brakujące informacje i uwzględnia je podczas planowania. Dzięki temu odpowiedzialność za grafik pozostaje po stronie osoby planującej, a zespół ma realny wpływ na swój rozkład pracy.

Widok administratora

Administrator ma pełny podgląd stanu zbierania dyspozycyjności. Widzi, kto już wysłał swoją dyspozycyjność, a od kogo wciąż na nią czeka, oraz ile osób zadeklarowało dostępność w danym dniu — co od razu pokazuje dni z ryzykiem niedostatecznej obsady. W razie potrzeby administrator może też wprowadzić dyspozycyjność za pracownika, na przykład gdy ktoś zgłosi ją inną drogą.

Powiadomienia e-mail

Aplikacja sama pilnuje terminów, dzięki czemu nikt nie musi ręcznie przypominać zespołowi o zbliżających się datach.

Dla pracowników

Pracownicy otrzymują przypomnienie e-mail o konieczności złożenia dyspozycyjności do wyznaczonego dnia. Przypomnienia są ponawiane, więc osoby, które jeszcze nie wypełniły zakładki, dostają kolejne monity, dopóki nie prześlą swojej dostępności.

Dla administratora

Administrator dostaje e-mail za każdym razem, gdy pracownik prześle swoją dyspozycyjność, dzięki czemu na bieżąco wie, kto już się zgłosił. Otrzymuje też e-mail przypominający o konieczności ułożenia grafiku, co pomaga utrzymać cały proces w terminie.

Co można zaznaczyć

W dyspozycyjności zbierasz kilka rodzajów informacji, które razem opisują możliwości pracownika w danym miesiącu.

Dostępne i niedostępne dni

Podstawą jest wskazanie dni, w których dana osoba może pracować, oraz tych, w których jest niedostępna. To pierwszy filtr, z którego korzysta aplikacja przy proponowaniu obsady.

Urlopy i nieobecności

Zaplanowane urlopy i inne nieobecności zaznaczasz osobno, dzięki czemu z góry wiadomo, że w tych dniach pracownik nie zostanie ujęty w grafiku.

Prośby o konkretne dyżury

Pracownik może też zgłaszać prośby o konkretne dyżury — na przykład preferowany dzień pełnienia dyżuru. Administrator uwzględnia je w miarę możliwości, równoważąc oczekiwania zespołu z potrzebami oddziału.

Co dalej

Zebrana dyspozycyjność staje się zestawem reguł, na których opiera się kolejny krok — właściwe układanie grafiku. Im dokładniej wypełniona jest ta zakładka, tym mniej ręcznych poprawek wymaga gotowy grafik. W następnym rozdziale przewodnika „Grafik krok po kroku” pokażemy, jak z tych danych korzysta się podczas przydzielania zmian.